Redação oficial: tudo o que você precisa saber sobre o assunto

A maioria dos editais de concursos públicos pede alguma informação sobre redação oficial. O Manual de Redação da Presidência da República foi criado com o objetivo de padronizar a comunicação oficial escrita do Poder Público, especificando as normas para o uso da língua nos atos administrativos. Também visa padronizar a norma correta de elaboração da mensagem, fax, correio eletrônico, entre outras formas de comunicação escrita.

O que diz o manual de redação oficial?

O manual deixa claro que a redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto da linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade. Essas características decorrem da Constituição, que dispõe, no artigo 37: 

“A administração pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência (…)”.

Sendo assim, um ato normativo e comunicações oficiais de qualquer natureza devem ter transparência de sentido, bem como sua inteligibilidade: requisitos do próprio Estado de Direito. Não é aceito um texto legal que não seja entendido pelos cidadãos. Deve ter necessariamente, clareza e coesão. Se não pode ser pessoal, deve sempre ser redigido em terceira pessoa do singular/plural ou primeira pessoa do plural.

Formas de comunicação

Ofício

Comunicação que é expedida exclusivamente para tratar assuntos oficiais entre órgãos da Administração Pública ou a particulares.

Memorando

Modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.

8 critérios que ambos os conteúdos devem ter

1. Tipo e número do expediente: seguido da sigla do órgão que o expede, exemplo: Mem. 123/2002-MF, Of. 123/2002-MME;

2. Local e data: em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita;

3. Assunto: resumo do teor;

4. Destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. No caso do ofício deve ser incluído também o endereço;

5. Texto: nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a estrutura:

• Introdução, que se confunde com o parágrafo de abertura, na qual é apresentado o assunto que motiva a comunicação;
• Desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado. Se o texto contiver mais de uma ideia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição;
• Conclusão, em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada sobre o assunto.

Os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que esses estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos.

6. Fecho: sinalização de que a correspondência terminou;

7. Assinatura do autor: da comunicação;

8. Identificação do signatário: identificação do remetente.

Diagramação do texto

Fonte

Deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé.

Símbolos

Para símbolos não existentes na fonte Times New Roman, pode-se utilizar as fontes Symbol e Wingdings.

Número da página

É obrigatório constar a partir da segunda página o número da página.

Margem espelhada

Os ofícios, memorandos e anexos poderão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (“margem espelho”).

Margens

O início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem esquerda. O campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 3,0 cm de largura. O campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm.

Espaçamento

Deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos após cada parágrafo, ou uma linha em branco.

Não abuse na formatação

Não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento.

Cor da impressão

A impressão dos textos deve ser feita na cor preta e em papel branco. A impressão colorida apenas para gráficos e ilustrações.

Tipo de papel para impressão

Todos os tipos de documentos do Padrão Ofício devem ser impressos em papel de tamanho A-4 (29,7 x 21,0 cm).

Arquivo de texto

Dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos.

Formato do nome dos arquivos

Para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira: tipo do documento + número do documento + palavras-chave do conteúdo.

Por Tao Consult